Administrative Services Officer, RAS

OMS - Organisation Mondiale de la Santé - Brazzaville (Congo)

Reference AFRO/14/FT137

Issue Date 20/03/2014

Type of Contract CDD

Duration of Contract 2 ans ou plus

Education Voir annonce

Work Experience Au moins 10 ans

Department: AFRO Africa Regional Office (AF/RGO) / AF/DAF Administration and Finance (AF/DAF) GMC/RAS

Application Deadline 17/04/2014

Position n° 200

Logo Recruteur

 

About the employer / working context

Partie intégrante du Groupe Organique Administration Generale (GMC), l'Unité des Services administratifs (RAS) est chargée d'assurer la gestion des services administratifs de l'OMS pour l'Afrique dans les domaines de: 
i. L'organisation des conférences, des voyages et du courrier ;
ii. La tenue des inventaires physiques du patrimoine du Bureau régional ;
iii. La maintenance de bâtiments, des infrastructures de voiries et du bureau à l'exception des microordinateurs et du matériel de télécommunication ;
iv. L'organisation du transport et de l'entretien du parc automobile ;
v. L'entretien de la concession et la sécurité du domaine du bureau régional.

Duties and Responsibilities

Sous la supervision directe du Directeur, Administration Générale, le titulaire du poste devra assumer les responsabilités suivantes :

1. GESTION DES SERVICES DE L'ENTRETIEN, DE LA RENOVATION ET DU DEVELOPPEMENT DE TOUT LE PATRIMOINE AU NIVEAU DU BUREAU REGIONAL.

1.1 Entretien, extension ou rénovation des bâtiments, des espèces verts, des infrastructures de voiries, des équipements (ascenseurs, groupes électrogènes, climatisation etc) et réseaux divers (Eau, Electricité, Gaz etc).
1.2 Constructions nouvelles (études et suivi des travaux) en collaboration avec les Bureaux d'études et le contrôle engagés par l'Organisation pour la sous-traitance des tâches.

2. GESTION DES VOYAGES :

2.1 Organisation des voyages depuis l'établissement des autorisations de voyages jusqu'à la fin du voyage des membres du personnel.
2.2 Réservation des chambres d'hôtels et accueil à l'aéroport.
2.3 Contrôle des factures des compagnies aériens et leurs visas pour règlement.
2.4 Arrangements administratifs pour l'obtention des laissez-passer, certificats de famille et Visas de séjour.
2.5 Arrangements administratifs pour l'envoi, la réception ou la franchise des effets personnels des membres du personnel.

3. GESTION DU COURRIER :

3.1 Correspondance au départ et à l'arrivée du Bureau régional.
3.2 Fax, Télex, Valises diplomatiques et envois particuliers.
3.3 Classement des archives.
3.4 Transmission intérieure du courrier par les huissiers.

4. GESTION DE L'ENSEMBLE DU PATRIMOINE DE L'ORGANISATION AU NIVEAU DU BUREAU REGIONAL ET MISE A JOUR DE SON INVENTAIRE.

4.1 Matériel et mobilier des bureaux et logements.
4.2 Biens immobiliers bâtis.
4.3 Fournitures de bureau, matériel roulants (Parc de 50 véhicules et 10 engins de travaux).
4.4 Souscription des assurances adéquates pour la sauvegarde de l'ensemble du patrimoine de l'Organisation.

5. GESTION DES CONFERENCES ET REUNIONS ORGANISEES PAR LE BUREAU REGIONAL ET GESTION DES SERVICES INTERIEURS.

5.1 Toutes les dispositions pratiques pour la bonne tenue des réunions.
5.2 Gestion de la cafeteria et des services rattachés.
5.3 Nettoyage des bureaux et organisation de grandes réunions se tenant en dehors du bureau régional.
5.4 Entretiens des équipements du matériel de bureau (Photocopieurs, machines à écrire et à calculer, dictaphone, matériel de sonorisation et d'enregistrement).

6. GESTION DES SERVICE DE L'ENTRETIEN, DE RENOVATION ET DU DEVELOPPEMENT DE TOUT LE PATRIMOINE AU NIVEAU DU BUREAU REGIONAL.

6.1 Entretien extension ou rénovation des bâtiments, des espaces verts, des infrastructures de voiries, des équipements (Ascenseur, groupes électrogènes, climatisation etc.) et réseaux divers (Eau, Electricité, Gaz etc.). 
6.2 Constructions nouvelles (études et suivi des travaux) en collaboration avec les bureaux d'études et de contrôle engages par l'Organisation pour la sous-traitance des taches.

7. Gestion du transport et l'entretien du matériel roulant ainsi que des arrangements Administratifs s'y rapportant (Assurance et contentieux éventuels).

8. Gestion des mesures de sécurité du Bureau régional (Gardiennage, Sécurité contre les incendies et les inondations ou autres calamites naturelles) et gestion de la salubrité du domaine de l'Organisation (ordures ménagères et végétales, désinsectisation, dératisation et désinfection des locaux et de l'environnement).

9. Diverses missions en rapport avec le bon fonctionnement du Bureau régional.

Job Qualifications & Skills / Selection Criteria

Formation :
Essentiel: Diplôme d'études supérieures d'une Université reconnue en En Administration Générale, génie civil, électricité ou autres techniques industrielles. 

Essentiel: Connaissances pratiques dans le domaine du droit.

Compétences : 
Connaissance de méthodes de gestion modernes et de l'Administration en général. Connaissances approfondies dans l'un des domaines du génie civil, de l'électricité ou des autres techniques indusrielles. Aptitude à travailler dans un environnement multuculturel.

Expérience :
Au moins dix (10) années d'expérience en Administration des bureaux avec au moins cinq (5) années d'expérience dans un Organisation international.

Experience pratique à l'OMS serait un atout.

Langues :
Une très bonne connaissance du français ou de l'anglais et une aptitude à travailler dans l'autre langue.
La connaissance de la langue portugaise serait un atout.

Traitment annuel (Net d'impôts)
USD 80734 fonctionnaire sans personnes à charge
USD 86904 fonctionnaire avec personnes à charge au premier degré

Ajustement de Poste: 65.3 % des montants mentionnés ci-dessus. Ce pourcentage n'a qu'une valeur indicative et peut varier, chaque mois, à la hausse ou à la baisse.

Les candidatures en ligne sont vivement encouragées pour permettre à l'OMS de conserver votre profil dans une base de données permanente. Veuillez consulter le site du recrutement en ligne de l'OMS à : http://www.who.int/employment/fr/ ; vous y trouverez toutes les informations sur les procédures relatives aux candidatures en ligne.

L'OMS s'engage en faveur de la diversité au sein de son personnel.Tout engagement/toute prolongation d'engagement doit être conforme au Statut du Personnel, au Règlement du Personnel et au Manuel de l'OMS. Seules seront contactées les personnes dont la candidature est sérieusement prise en considération.

 

Additional Information about the position

Position Type: Temps plein

Working Hours: Horaire normal

Working Language: Français

Second Language: Anglais

Other Language(s): Portugais

Salary: Voir annonce

Closing Date: 2014-04-17